Когда говорить one, а когда it в английском?

Answer 1

One заменяет существительное, чтобы не было повторения одного и того же слова (ибо некрасиво) в следующей фразе или предолжении
В данном случае оно заменяет a copy, хотя с другой стороны выступает и как числительное

Answer 2

В первом случае one - это просто числительное один. Закажите мне одну копию.
Лучше возьмем боле интересный случай:
This book is cheap and that one is expensive. = Эта книга дешевая, а та дорогая.
Вот здесь слово one заменяет повторное использование слова book.
Причем слово it сюда никак не вписывается. Попробуй его поставить вместо one - полная ерунда получится. Так что никаких дополнительных правил не требуется.